Sistema integral de Gestión documental y correspondencia basado en normas documentales.
Controle sus procesos documentales, correspondencia y archivo con una solución integrada, adaptable a sus necesidades, robusta y con opciones modulares de digitalización (escáner), flujos documentales, procesamiento masivo de millones de folios, OCR, procesamiento masivo de archivo y control de calidad.
Gestión documental, correspondencia, archivo y mucho más...
Módulos de correspondencia, manejo de archivo documental, digitalización, OCR, indexación, PQRS, expedientes, publicación, acceso móvil, seguridad y administración.
Correspondencia
Archivo
Administración
Digitalización
Expedientes/Procesos
Reportes
Funcionalidades diseñadas para mejorar la productividad y preservar el valor documental.
Correspondencia
Radicación, distribución, planillas, respuestas, búsqueda y consulta.
Archivo documental
Radicación, digitalización, procesamiento, traslado y disposición final en toda la vida útil del documento.
Seguridad
Estricto control del acceso al documento por series, perfiles y roles.
Trazabilidad
Registro de cada acceso al documento, en radicación, distribución, traslado, consulta y todas las etapas del proceso.
Almacenes digitales
Millones de folios y documentos organizados en base de datos, file-system, S3 (AWS), Azure, Google Cloud y más.
OCR
Indexación y búsqueda avanzada con OCR, reconocimiento de marcas y análisis documental.
Procesamiento masivo de archivo
Procese su fondo documental con lotes de producción para las etapas de reparación, organización, foliación, digitación y digitalización.
Préstamo documental
Si un usuario no tiene acceso a un documento, puede solicitar el préstamo limitado al documento electrónico o físico.
PQRS
Radicación y seguimiento de PQRs por medio de series documentales con alertas de vencimiento y reportes.
WebServices
WebServices que exponen la radicación y consulta de documentos con todos los parámetros de seguridad.
Stickers con códigos de barras
Stickers configurables con códigos de barras en correspondencia y en la carpeta o caja del documento de archivo.
Procesamiento digital de imágenes
Conversión, cifrado y almacenamiento en TIFF o PDF; PDF/A.
Firma documental
Firma mecánica o digital de documentos con certificado de la entidad o certificados personales.
Control de calidad
Glosas y reportes de control de calidad en cada etapa del proceso.
Reportes
Reportes genéricos y a la medida en cada módulo, con opciones gráficas o tabuladas.
Scanners Kodak, Kyocera, HP, Canon y más.
Soporte TWAIN e ISIS a scanners de baja, media o alta capacidad, ADF, cama plana y dúplex.
100% WEB
Desde la radicación hasta la digitalización y consulta en una interfaz 100% WEB.
Bases de datos Oracle, SQLServer o MySQL.
Soporta diferentes motores de base de datos para adaptarse a su infraestructura de datos.
TRD
Administre y mantenga actualizada su tabla de retención documental (TRD) acorde a los parámeros de ley.
App Móvil
Radicación, captura y consulta de documentos desde dispositivos móviles.
Licenciamiento por empresa o por usuario para cada módulo del sistema.
Licencia por módulo para implementar en su infraestructura propia, sin límite de cantidad de usuarios, cantidad de registros ni tiempo, incluye instalación, capacitación técnica y funcional, manuales y soporte y actualización por 1 año
Licencia anual por usuario activo y por cada módulo requerido, reduzca costos y soporte todo en la infraestructura cloud de DataDoc sin preocuparse por administrar servidores ni plataforma.
En licenciamiento InSite o Cloud, podrá licenciar los módulos de correspondencia, archivo, OCR e integración de manera independiente.
Servicios de integración por WebServices, base de datos o ESB hacia y desde otras aplicaciones con DataDoc para captura, consulta y procesamiento de documentos.