1. Empezar sin una muestra representativa
Antes de estimar tiempos, costos o reglas de indexación, revise una muestra real del archivo. Los expedientes suelen tener variaciones: documentos anexos, separadores, deterioro físico, duplicados, formatos antiguos y series con lógicas distintas.
2. Confundir escaneo con digitalización
Escanear produce imágenes. Digitalizar bien produce información útil, consultable y gobernada. La diferencia está en la preparación, la calidad, la indexación, el OCR, la trazabilidad y la forma en que se consultará el expediente.
3. Indexar demasiado poco o demasiado
Pocos metadatos dificultan la búsqueda; demasiados metadatos elevan costos y pueden volver lento el proceso. La clave es definir qué campos realmente habilitan consulta, cumplimiento, integración o decisiones futuras.
4. Dejar el control de calidad para el final
El control debe ocurrir durante el proceso. Revisar calidad, legibilidad, orientación, páginas faltantes y consistencia de índices al cierre puede obligar a reprocesar grandes volúmenes.
5. No pensar en el uso posterior
La digitalización debe diseñarse con la consulta en mente: quién buscará, desde qué sistema, con qué permisos, sobre qué campos y con qué nivel de trazabilidad.