Cuando la persona que sabe cómo hacer el proceso no está disponible, el trabajo se detiene. No hay ruta alternativa ni visibilidad de dónde quedó.
MÓDULO · AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS
Software BPMS para automatización de procesos de negocio sin programación
DataDoc permite diseñar, ejecutar y evolucionar los flujos de proceso de su organización de forma visual y parametrizable, desde procesos simples hasta operaciones maduras con reglas, subprocesos e integraciones avanzadas.
- Diseñador visual 100% parametrizable, sin código
- Asignación dinámica de actividades por rol, área o regla de negocio
- Evoluciona con la madurez de sus procesos, sin rehacer la solución
¿Cuánto le cuesta a su organización no tener sus procesos automatizados?
Los procesos manuales no escalan. Dependen de personas, generan cuellos de botella y hacen imposible medir y mejorar la operación.
Medir cuánto tarda cada etapa de un proceso requiere consolidar información de correos, hojas de cálculo y sistemas desconectados.
Sin trazabilidad de quién hizo qué y cuándo, responder ante una auditoría o un reclamo se convierte en una investigación interna.
Adaptar un proceso a nuevas necesidades del negocio implica reuniones, correos y tiempo. Nada está documentado ni es fácil de cambiar.
Las tareas se asignan manualmente o por correo. No hay control de quién tiene qué pendiente ni cuánto tiempo lleva sin atenderse.
Sin datos de ejecución, mejorar los procesos es una opinión. No hay cifras que respalden dónde están los cuellos de botella reales.
DataDoc convierte sus procesos en flujos trazables, medibles y mejorables desde el primer día de implementación.
Todo lo que necesita para automatizar sus procesos de negocio
Diseñador visual de procesos
Diseñe flujos de proceso de forma visual y parametrizable, sin programación. Desde actividades simples hasta modelos de operación más maduros, con subprocesos, lanzamientos múltiples e integraciones.
Asignación dinámica de actividades
Asigne actividades a usuarios, grupos, áreas o de forma dinámica según metadatos, historial de ejecución o reglas de negocio. Con soporte para ejecución múltiple, round robin y asignación al primer disponible.
Formularios dinámicos avanzados
Diseñe formularios con metadatos fuertemente tipados, comportamiento avanzado y configuración drag & drop. Con soporte para integración en tiempo real con sistemas externos y validaciones con IA.
Generación y firma de documentos
Genere documentos PDF, Word y Excel desde plantillas con los datos del proceso. Aplique firma electrónica, firma digital o estampado directamente dentro del flujo, incluyendo firma masiva.
Ejecuciones masivas y subprocesos
Inicie procesos masivos desde Excel, aplique firmas masivas y encadene procesos padre-hijo con subprocesos. Ideal para operaciones de alto volumen como gestión de personal o contratos.
Robot DataDoc e IA integrada
Automatice decisiones, notificaciones, establecimiento de metadatos y procesamiento de información con actividades de robot y con IA integrada directamente en los pasos del proceso.
Más de 30 tipos de actividades para modelar cualquier proceso de negocio
Cada tipo de actividad está diseñado para un propósito específico y es altamente parametrizable según las necesidades del proceso.
Inicio / Radicación
Inicio del proceso, inicio desde trámite web, inicio lanzado desde proceso anterior, leer correo electrónico, reactivar proceso
Datos
Registrar datos, revisar datos, corregir datos, establecer metadatos, evaluación
Archivos
Generar documento PDF, generar documento Excel, redactar documento, revisar documentos, compartir archivos, vincular a expediente, trasladar documento
Firmas
Firmar PDF, firmar PDF con CA externa, firma electrónica desde celular, estampar documento PDF
Correspondencia
Distribuir correspondencia, responder correspondencia, reenviar como correspondencia interna, recibir o devolver, modificar fecha de vencimiento
Robot DataDoc
Decisión automática, switch, decisión en cascada, notificación automática, lanzamiento múltiple, lanzar subproceso, actividad customizada, pausa
Terminación / Anulación
Terminar proceso, anular proceso
IA
Procesamiento de metadatos con IA: análisis, resúmenes, extracción de datos y decisiones automatizadas
Formularios diseñados exactamente para su proceso de negocio
Drag & drop, metadatos fuertemente tipados, múltiples columnas y comportamiento avanzado configurable sin código.
TH-2026-048
Nombre completo
Campo agregado al formulario
Cédula
0000000000
Bogotá
300 000 0000
correo@dominio.com
Dirección de residencia
Más de 25 tipos de metadatos
Comportamiento avanzado con JavaScript e IA
El trabajo llega a quien debe llegar, en el momento correcto
DataDoc ofrece múltiples mecanismos de asignación para garantizar que ninguna actividad quede sin responsable ni se duplique el trabajo.
Por usuario o grupo
Asignación directa a uno o más usuarios específicos, a un grupo de trabajo o a todos los miembros de un área.
Dinámica por metadatos
La asignación se determina en tiempo de ejecución según el valor de metadatos del expediente, como el área solicitante o el cargo del responsable.
Por historial de ejecución
Asignación basada en quién ejecutó actividades anteriores: al solicitante original, al último aprobador o a cualquier actor previo del proceso.
Ejecución múltiple
Cuando hay varios posibles responsables, el sistema asigna una instancia independiente a cada uno. Ideal para firmas colectivas o aprobaciones de comité.
Round robin o primero disponible
Distribución equitativa entre los miembros del equipo, o asignación al primero que tome la actividad: el resto la pierde automáticamente.
De procesos simples a operaciones de mayor madurez
DataDoc crece con su organización. Los clientes comienzan con procesos simples y evolucionan hacia operaciones más sofisticadas a medida que madura su gestión.
01
Proceso básico
Un flujo lineal con inicio, actividades de registro y aprobación, y terminación. Implementado en horas.
02
Con ramificaciones
Rutas alternativas, notificaciones automáticas, decisiones basadas en datos y devoluciones al paso anterior.
03
Procesos encadenados
Un proceso padre lanza subprocesos hijos, espera su resultado y continúa. Ideal para procesos con etapas paralelas o dependientes.
04
Operación madura
Procesos coordinados, lanzamientos masivos, integración con sistemas externos, IA integrada y extensiones customizadas por cliente.
"DataDoc crece con la madurez de sus procesos: empieza simple, evita pagar de más al inicio y responde cuando la operación exige mayor sofisticación."
Organizaciones que ya automatizaron sus procesos con DataDoc
INDUSTRIA AERONÁUTICA · COLOMBIA · DESDE 2023+120 procesos de negocio aeronáuticos en operación, desde adquisición hasta mantenimiento MRO, modelados por analistas internos sin programación.
SERVICIOS DE RRHH · COLOMBIA · DESDE 2020Automatización crítica iniciada en pandemia, escalada a gestión masiva de +200.000 historias laborales con firma digital integrada en cada expediente.
SERVICIOS TEMPORALES · COLOMBIA · DESDE 2022Flujos de proceso de RRHH completamente editables por analistas internos. Firma electrónica masiva y ejecuciones masivas integradas en la operación diaria.
ENTIDAD PÚBLICA · COLOMBIA · DESDE 2018El 100% de los trámites y servicios de la entidad automatizados en DataDoc, incluyendo correspondencia, contratación y procesos internos de todas las áreas.
Preguntas frecuentes
¿DataDoc permite automatizar procesos sin programación?
Sí. DataDoc permite modelar flujos, tareas, reglas, formularios y aprobaciones desde una plataforma configurable para equipos de negocio y TI.
¿Se pueden conectar documentos y expedientes al flujo?
Sí. Cada proceso puede generar, recibir, clasificar y archivar documentos dentro de expedientes con trazabilidad de responsables, fechas y acciones.
¿La plataforma maneja aprobaciones, alertas y responsables?
Sí. DataDoc facilita la asignación de tareas, reglas de aprobación, vencimientos, notificaciones y seguimiento de estados por proceso.
¿Puede integrarse con otros sistemas empresariales?
Sí. DataDoc puede conectarse con sistemas existentes mediante integraciones, APIs y desarrollos a la medida según el alcance del proyecto.
¿Listo para que sus procesos trabajen por usted, no al revés?
Cuéntenos sobre sus procesos y le mostramos cómo DataDoc los puede automatizar desde el primer día.
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