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Gestión Documental Inteligente.
Automatice la gestión de documentos, garantice la seguridad y acceda a la información clave en segundos.
En un entorno donde el volumen de documentos crece constantemente, contar con un sistema robusto y seguro para su gestión es esencial.
DataDoc permite centralizar, organizar y automatizar la administración documental,
asegurando accesibilidad, trazabilidad y cumplimiento normativo en cada etapa del ciclo de vida de la información.
Esto facilita la toma de decisiones, optimiza el tiempo de búsqueda y minimiza los riesgos asociados a la pérdida o
manipulación indebida de documentos.
Las organizaciones enfrentan múltiples retos en la administración de documentos electrónicos. La generación automatizada requiere flujos de trabajo eficientes para evitar errores y duplicidades.
La integración con firma digital y electrónica es clave para garantizar la autenticidad y validez legal de los documentos.
Los procesos de aprobación deben ser ágiles y trazables, mientras que la retención documental automatizada permite cumplir con normativas sin intervención manual.
Además, es fundamental contar con un control de acceso granular para proteger la información sensible y una búsqueda inteligente basada en contenido para localizar documentos de manera eficiente.
DataDoc aborda estos desafíos de manera integral, proporcionando una plataforma robusta que optimiza la gestión documental, automatiza procesos clave y garantiza seguridad,
cumplimiento normativo y accesibilidad en toda la organización.
El manejo de documentos en papel requiere procesos estructurados para garantizar su conservación, acceso y cumplimiento normativo. La administración de la retención documental con una tabla de retención organizada por series y tipos documentales es fundamental para determinar tiempos de conservación y disposición final. La gestión del inventario mediante un FUID (Formulario Único de Identificación Documental) permite mantener trazabilidad y control sobre los documentos archivados.
Además, la organización física en archivos de gestión y archivo central debe seguir criterios específicos para asegurar
la recuperación eficiente de la información.
La digitalización masiva de fondos documentales acumulados optimiza el acceso y reduce costos operativos,
facilitando la transición hacia un entorno digital.
DataDoc permite administrar estos procesos de manera integrada, asegurando eficiencia operativa,
cumplimiento normativo y acceso ágil a la información.
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