En DataDoc, la privacidad de los usuarios es una prioridad. Esta Política de Privacidad describe cómo se recopilan, utilizan, almacenan y protegen los datos personales proporcionados al interactuar con nuestro sitio web, aplicaciones, servicios o productos, no incluyendo la información recopilada, usada o distribuída en las instancias de DataDoc de nuestros diferentes clientes, en donde aplican políticas de tratamiento de datos dados por cada uno de ellos bajo su propia responsabilidad. Nos comprometemos a garantizar que la información personal se gestione de manera segura y conforme a las normativas aplicables, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y las leyes locales de protección de datos. Para cualquier consulta o información adicional sobre esta política, puede ponerse en contacto con nosotros a través de los siguientes medios:

Nombre de la empresa: Datasite S.A.S.
Dirección: Cra 22 # 188 10, Bogotá, Colombia.
Correo electrónico: contacto@datadoc.com.co
Teléfono: +57 304 5302965

Al acceder o utilizar nuestros servicios, se entiende que el usuario acepta los términos establecidos en esta política. Si no está de acuerdo con alguno de los puntos, recomendamos no continuar utilizando nuestros servicios.

1. Información que se recopila

En el marco de la prestación de nuestros servicios, recopilamos diferentes tipos de información personal y técnica de los usuarios. Entre los datos personales que pueden ser proporcionados directamente por los usuarios se encuentran el nombre completo, dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección física e información adicional compartida a través de formularios, encuestas o consultas realizadas. Además, recopilamos datos técnicos relacionados con la navegación en nuestro sitio web o aplicaciones. Esto incluye información como la dirección IP, el tipo de navegador y sistema operativo utilizado, las páginas visitadas, el tiempo de permanencia en cada sección y datos de ubicación aproximada obtenidos a través de la dirección IP. También se pueden recopilar identificadores únicos de dispositivos y preferencias configuradas por el usuario, como idioma o región. La información puede ser recolectada de manera directa cuando el usuario la proporciona voluntariamente o de forma indirecta mediante el uso de herramientas como cookies, tecnologías de rastreo y análisis. Siempre nos aseguramos de que esta recopilación cumpla con las normativas legales aplicables y de proteger la privacidad de los usuarios.

2. Métodos de recopilación de datos

La recopilación de datos personales y técnicos se realiza a través de diversos métodos, cumpliendo siempre con las normativas de privacidad aplicables y garantizando la transparencia hacia los usuarios. En primer lugar, los datos pueden ser proporcionados directamente por los usuarios cuando interactúan con nuestro sitio web o servicios. Esto incluye la información ingresada en formularios de registro, encuestas, consultas o al realizar compras y solicitudes específicas. Estos datos se recopilan de manera explícita y voluntaria. Adicionalmente, utilizamos herramientas automáticas para la recopilación de información técnica y de navegación, como cookies y tecnologías de rastreo. Para gestionar el consentimiento de estas herramientas, empleamos una Plataforma de Gestión de Consentimiento (CMP) que permite a los usuarios aceptar, rechazar o personalizar el uso de cookies y otras tecnologías según sus preferencias. Cuando el usuario acepta el uso de cookies, ciertos datos técnicos y, en algunos casos, personales, pueden ser compartidos con proveedores externos, incluyendo DataDoc, Google y otros socios comerciales. Esto tiene como objetivo optimizar las acciones de mercadeo y ventas, personalizar la experiencia del usuario, y realizar análisis que nos permitan mejorar nuestros servicios. Los datos utilizados para estas finalidades pueden incluir patrones de navegación, intereses basados en el uso del sitio y otras métricas relacionadas con la interacción. En caso de que el usuario rechace el uso de cookies, no se utilizará información personal para acciones de mercadeo o ventas a través de herramientas automáticas. Únicamente se procesarán los datos personales que el usuario proporcione de forma directa al diligenciar formularios de contacto, registro u otros medios específicos. Este enfoque garantiza que la experiencia del usuario sea lo más respetuosa posible con sus decisiones de privacidad. Las preferencias pueden ser modificadas en cualquier momento desde las configuraciones del banner de cookies o la sección correspondiente en esta política. Para más información sobre cómo se gestionan los datos recopilados y las implicaciones de las decisiones de consentimiento, le invitamos a ponerse en contacto con nosotros.

3. Uso de los datos

Los datos recopilados son utilizados únicamente para los fines establecidos en esta política, garantizando siempre el respeto por la privacidad de los usuarios y el cumplimiento de las normativas legales aplicables. La información personal y técnica se emplea principalmente para garantizar el correcto funcionamiento de nuestro sitio web, aplicaciones y servicios. Esto incluye la gestión del acceso, la personalización de la experiencia del usuario y el procesamiento de solicitudes o transacciones realizadas. Además, los datos son analizados para mejorar de forma continua el diseño, la funcionalidad y el contenido de nuestras plataformas, asegurando que estas se adapten a las necesidades y expectativas de los usuarios. En los casos en que el usuario haya otorgado su consentimiento, la información también puede utilizarse para realizar acciones de mercadeo y ventas. Esto incluye el envío de comunicaciones comerciales, promociones o información relevante sobre productos y servicios, utilizando herramientas de terceros como Google y DataDoc para desarrollar estrategias basadas en las interacciones del usuario. Por otra parte, los datos recopilados pueden ser utilizados para cumplir con obligaciones legales, responder a requerimientos de las autoridades competentes o proteger nuestros derechos y los de terceros. Asimismo, se emplean para prevenir fraudes y garantizar la seguridad de los sistemas, detectando y mitigando actividades no autorizadas que puedan comprometer la integridad de la información. Es importante señalar que los datos recopilados no serán utilizados para finalidades diferentes a las descritas en esta política sin el consentimiento previo del usuario, salvo en aquellos casos en los que sea requerido por la normativa vigente. Si tiene dudas sobre los usos específicos de sus datos o necesita más detalles, puede ponerse en contacto con nosotros a través de los canales indicados en esta política.

4. Compartición de datos

Los datos recopilados pueden ser compartidos con terceros únicamente en los casos y bajo las condiciones descritas en esta política. Esta compartición se realiza respetando los principios de confidencialidad, seguridad y cumplimiento de las normativas legales aplicables. En primer lugar, los datos personales pueden ser compartidos con proveedores de servicios externos que nos asisten en la operación de nuestro sitio web, aplicaciones y servicios. Esto incluye plataformas de análisis de datos, servicios de marketing, gestión de campañas publicitarias y otros socios comerciales como Google y DataDoc, cuando esto sea necesario para cumplir con los fines establecidos en esta política. Estos terceros están sujetos a acuerdos de confidencialidad y se comprometen a utilizar los datos únicamente para los propósitos indicados por nuestra organización. Asimismo, los datos pueden ser compartidos con autoridades legales o gubernamentales cuando sea requerido para cumplir con obligaciones legales, resolver disputas o responder a solicitudes legales debidamente fundamentadas. Este intercambio se realiza únicamente en la medida en que sea estrictamente necesario y conforme a los procedimientos legales establecidos. En situaciones donde el usuario haya rechazado el uso de cookies o tecnologías de rastreo, no se compartirá información con terceros para fines de mercadeo o ventas, limitando el uso de datos personales a aquellos proporcionados directamente a través de formularios de contacto, registros u otros medios explícitos. Finalmente, en caso de que nuestra empresa participe en procesos de fusión, adquisición o venta de activos, los datos personales podrían ser transferidos como parte del proceso, garantizando que los derechos de privacidad del usuario sean respetados y que cualquier transferencia cumpla con las normativas vigentes.

5. Almacenamiento de datos

Los datos recopilados se almacenan de manera segura en infraestructuras tecnológicas diseñadas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Nuestro compromiso es implementar y mantener medidas técnicas y organizativas adecuadas que protejan los datos personales contra accesos no autorizados, pérdidas, alteraciones o divulgaciones indebidas. La información se almacena durante el tiempo necesario para cumplir con los fines establecidos en esta política, salvo que la ley exija un período de retención mayor. En general, los datos personales serán conservados mientras el usuario mantenga una relación activa con nuestros servicios. Una vez que dicha relación finalice, la información será eliminada o anonimizada, salvo que existan motivos legales o legítimos para su conservación. Para garantizar la protección de los datos, empleamos sistemas de almacenamiento en servidores con certificaciones de seguridad reconocidas y ubicados en regiones que cumplen con las normativas aplicables, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). En caso de transferencias internacionales de datos, nos aseguramos de que estas cumplan con los requisitos legales, incluyendo la adopción de cláusulas contractuales estándar o la implementación de otros mecanismos aprobados por las autoridades competentes.

6. Derechos de los usuarios

De acuerdo con las normativas de protección de datos aplicables, los usuarios tienen derechos específicos relacionados con el tratamiento de su información personal. Estos derechos están diseñados para garantizar transparencia, control y protección sobre los datos personales. Entre los derechos reconocidos, se encuentra el derecho a acceder a los datos personales que hemos recopilado, permitiendo al usuario conocer qué información se está procesando, para qué fines y con quién se ha compartido. Asimismo, los usuarios tienen derecho a solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos, asegurando que la información almacenada sea precisa y actualizada. Otro derecho importante es el de solicitar la eliminación de los datos personales cuando ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recopilados, siempre y cuando no exista una obligación legal o legítima para conservarlos. Los usuarios también tienen el derecho a limitar el tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias, como cuando cuestionen la exactitud de la información o el propósito de su uso. En los casos en que el tratamiento de datos se base en el consentimiento, los usuarios tienen derecho a retirar dicho consentimiento en cualquier momento, sin que esto afecte la licitud de los tratamientos realizados antes de su revocación. Además, tienen derecho a la portabilidad de los datos, lo que les permite recibir su información en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, o transferirla directamente a otro responsable del tratamiento, siempre que sea técnicamente viable. Por último, los usuarios tienen derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando este se realice con fines de marketing directo o por razones relacionadas con su situación particular.

7. Uso de cookies y tecnologías similares

Nuestro sitio web utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia de los usuarios, analizar el comportamiento en línea y optimizar nuestras operaciones. Las cookies son pequeños archivos de texto que se almacenan en el dispositivo del usuario al visitar un sitio web. Estas tecnologías permiten recordar preferencias, facilitar la navegación y proporcionar contenido personalizado. Existen diferentes tipos de cookies utilizadas en nuestro sitio. Algunas son esenciales para el funcionamiento del sitio, como aquellas que permiten mantener la sesión iniciada o realizar transacciones seguras. Otras, como las cookies de análisis y personalización, recopilan datos sobre el comportamiento del usuario en el sitio para mejorar la experiencia y optimizar nuestro contenido. También utilizamos cookies de marketing que permiten ofrecer anuncios relevantes basados en los intereses del usuario. Los usuarios tienen la posibilidad de aceptar, rechazar o personalizar el uso de cookies a través del banner de consentimiento que aparece al ingresar al sitio. En caso de rechazar ciertas categorías de cookies, algunas funciones del sitio podrían verse limitadas, como la capacidad de recordar preferencias o mostrar contenido adaptado. Las cookies utilizadas pueden ser propias o de terceros. Las cookies de terceros, como las de Google y otras herramientas de análisis, pueden recopilar información adicional para finalidades específicas, como campañas publicitarias o mediciones de desempeño. La configuración de cookies puede ser modificada en cualquier momento a través de las opciones del navegador o del banner de cookies disponible en el sitio.

8. Cambios en la política

Esta Política de Privacidad puede ser actualizada o modificada en cualquier momento, según sea necesario para reflejar cambios en nuestras prácticas, servicios, normativas legales aplicables o avances tecnológicos. Las modificaciones entrarán en vigor a partir de la fecha en que sean publicadas en esta página. Recomendamos a los usuarios revisar periódicamente esta Política de Privacidad para mantenerse informados sobre cómo protegemos y gestionamos su información personal. En caso de realizar cambios significativos que afecten los derechos de los usuarios o las finalidades del tratamiento de sus datos, notificaremos dichos cambios a través de los medios apropiados, como correos electrónicos o anuncios destacados en nuestro sitio web. El uso continuado de nuestros servicios tras la publicación de una versión actualizada de esta política se considerará como aceptación de los términos modificados.

9. Cumplimiento normativo

Nuestra organización se compromete a cumplir con todas las normativas aplicables en materia de protección de datos y privacidad. Esto incluye, entre otras, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, la Ley de Protección de Datos Personales aplicable en nuestro país y cualquier otra legislación específica que rija en las jurisdicciones en las que operamos. Implementamos medidas técnicas y organizativas que garantizan la seguridad y la protección de los datos personales de los usuarios, asegurando que el tratamiento de la información se realice de manera lícita, justa y transparente. Además, adoptamos procedimientos internos para garantizar que los datos sean utilizados únicamente para los fines permitidos y que los usuarios puedan ejercer sus derechos en conformidad con las disposiciones legales. En los casos en que sea necesario transferir datos a terceros o fuera de las jurisdicciones aplicables, nos aseguramos de que dichas transferencias cumplan con los requisitos establecidos por la normativa correspondiente, incluyendo la celebración de acuerdos que garanticen un nivel adecuado de protección de los datos personales. Nuestro compromiso con el cumplimiento normativo incluye también la capacitación continua de nuestro equipo en materia de privacidad y protección de datos, así como la auditoría periódica de nuestras prácticas para identificar y abordar cualquier posible riesgo o incumplimiento.

10. Consentimiento del usuario

El acceso y uso de nuestros servicios implica que el usuario otorga su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales de acuerdo con los términos establecidos en esta Política de Privacidad. Dicho consentimiento se entiende como otorgado al aceptar los términos y condiciones presentados al interactuar con nuestro sitio web, aplicaciones o servicios. En los casos en que el tratamiento de datos personales requiera de un consentimiento explícito, este será solicitado a través de mecanismos específicos, como formularios o el banner de gestión de cookies, permitiendo que el usuario tome decisiones informadas. Este consentimiento puede ser retirado en cualquier momento, sin que ello afecte la legalidad del tratamiento realizado con anterioridad. Es importante señalar que, en ausencia de consentimiento para el uso de ciertas tecnologías o para la realización de actividades específicas, algunas funcionalidades del sitio o servicios podrían verse limitadas. Sin embargo, en ningún caso se tratarán datos personales para finalidades no consentidas por el usuario. La retirada del consentimiento puede realizarse a través de los canales dispuestos en esta política, garantizando que los usuarios mantengan pleno control sobre su información personal.

11. Tabla de resumen de categorías de datos

A continuación, se presenta un resumen de las categorías de datos recopilados, los métodos de recopilación, los fines del tratamiento y los posibles destinatarios de la información:

Categoría de datos	Método de recopilación	Finalidad del tratamiento	Destinatarios
Datos personales (nombre, correo electrónico, teléfono)	Proporcionados directamente por el usuario a través de formularios, registros o encuestas.	Provisión de servicios, contacto, y personalización de la experiencia.	Internos y proveedores de servicios bajo acuerdo de confidencialidad.
Datos técnicos (IP, navegador, ubicación)	Recopilados automáticamente mediante cookies y herramientas de rastreo.	Análisis del comportamiento en línea y mejora del sitio web.	Herramientas de análisis como Google Analytics.
Preferencias del usuario (idioma, región)	Configuración del usuario o cookies funcionales.	Personalización del contenido y mejora de la experiencia de usuario.	Uso interno.
Datos de navegación (páginas visitadas, tiempo en el sitio)	Herramientas de análisis automático.	Optimización del diseño y estrategia de contenido.	Herramientas de análisis y marketing.

Este resumen está diseñado para proporcionar claridad sobre cómo se recopilan y utilizan los datos. Para obtener más detalles sobre cada categoría o modificar sus preferencias, consulte las secciones relevantes de esta política.

12. Contacto

Para cualquier consulta, solicitud o inquietud relacionada con esta Política de Privacidad o con el tratamiento de sus datos personales, puede ponerse en contacto con nosotros a través de los medios indicados en la introducción del presente documento. Nos comprometemos a responder a las solicitudes relacionadas con la privacidad de forma oportuna y a brindar el soporte necesario para garantizar que los derechos de los usuarios sean respetados conforme a la normativa aplicable.