Comienze con claridad:
objetivos, inicio y final.
El modelamiento del problema o proceso es el primer paso para una
automatización exitosa. Aquí, se define junto con los usuarios expertos o líderes de
proceso el objetivo principal del proceso, identificando cómo comienza y qué
debe lograrse al finalizar. Además, se determinan las condiciones bajo las
cuales el proceso podría ser cancelado y cada uno de sus caminos alternos, asegurando flexibilidad y control.
Esta etapa incluye el desglose del proceso en actividades individuales,
conocidas como unidades de trabajo, para garantizar que cada tarea esté claramente
definida y sea fácilmente gestionable. Con este enfoque, establecemos una base sólida
para la automatización, alineada con las metas de su negocio.
Las tareas que necesitan un toque humano.
Defina quién, cómo y cuándo ejecutará cada actividad.
En esta etapa, se asignan las tareas que requieren intervención humana debido a su complejidad, riesgo o naturaleza específica. Estas actividades pueden ser realizadas por empleados internos o personas externas como clientes, proveedores o candidatos. Entre las acciones más comunes están completar formularios dinámicos, cargar documentos, firmar electrónicamente, aprobar procesos o verificar información. Cada tarea se asigna y notifica a las personas responsables mediante reglas claras, con opciones de escalamiento para garantizar el cumplimiento en caso de retrasos. Además, se establecen tiempos máximos y horarios específicos para su ejecución, asegurando eficiencia y cumplimiento dentro de los plazos definidos. Este paso asegura que las tareas críticas sean ejecutadas por las personas indicadas, en el momento adecuado.
Tareas automatizadas para eficiencia sin límites.
El último paso consiste en configurar las tareas que el robot de DataDoc ejecutará automáticamente. Este asistente digital puede tomar decisiones sobre las rutas que debe seguir el flujo de proceso, generar documentos personalizados desde plantillas de Word o PDF, y enviar notificaciones o alertas por correo electrónico, WhatsApp y SMS. Además, es capaz de integrarse con sistemas empresariales como ERP y CRM, compartiendo información o ejecutando transacciones de forma automática. Con estas capacidades, el robot de DataDoc elimina el trabajo repetitivo, acelera los procesos y garantiza que cada tarea se realice de manera precisa y eficiente, permitiendo que tu equipo humano se concentre en decisiones estratégicas.
Dé el primer paso...
